DM発送代行を行う上で信書についての質問をまとめました。 DM発送代行業者でも迷う。 Q;CDやUSBなどの電磁的な記録物はなぜ信書ではないのか? A;電磁的記録物(情報をCD、DVD、USBメモリ等に電子データとして記録したもの)は、その物を人が見るだけ情報の内容がわからないため、信書の発送に該当しません。 Q;特定の方ではなく、広く一般向けに作ったお知らせ文書は信書になりますか? A;店内で不特定の方に配布中のお知らせを顧客に発送する場合など、特定の方ではなく、広く一般に向けて事実通知する文書は信書に該当しません。一方、会員限定のセール案内を会員に送付する場合など特定の受取人に対して意思を表示したり事実を通知する文書は信書発送に該当します。 Q;自己の証明書のコピーを家族に送ることは信書の送達になりますか? A;証明書や許可書は、発行元からその証明や許可を受ける者へ送付する場合、差出人から特定の受取人に対して意思を表示し、または事実を通知する文書であるため信書の発送に該当します。一方、その証明書等を受領した者が原本や コピーを他所へ送付する場合は信書に該当しません。 Q;履歴書を発送するのは信書の発送に該当するのか? A;履歴書は一般的に、応募する会社等に対し、自らの経歴や資格等の情報を通知する文書であり、特定の受取人事実を通知する文書となるため、信書に該当します。一方、会社等による選考後、当該履歴書を応募者に返送する場合は、会社からの情報を通知する文書ではないため、信書での発送には該当しません。 Q;どんな文書が添え状・送り状にあたりますか? A;貨物の送付と密接に関連し、その貨物を送付するために従として添付される無封の添え状・送り状は信書に該当しますが、貨物に添えて発送することができます。(郵便法第4条第3項) Q;受け取った文章を返送する場合は信書の発送になりますか? A;たとえば、未記入の申込用紙を発送する場合は、特定の受取人に対する差出人の意思を表示したり、事実を通 知する文書とはならないため、信書の発送に該当しませんが、その申込用紙を受け取った申込人が、必要な事項を記入した上で企業等に発送する場合は、特定の受取人に対して差出人の意思を表示したり、事実を通知する文書となりますよって信書の発送になります。 DM発送代行を行う上で知っていて当たり前のことなんですが、時々判断に迷ってしまうのも事実です。 近年、DM発送を行う上で信書の発送が見直されており、今までなんとなく通っていた発送物でも、信書の発送での扱いが厳しくなると今まで普通に発送できていたものが発送できなくなるということもあると思います。 DM発送を代行会社に依頼してる場合はよく注意したいものです。 DM発送代行専門会社 ビーブレイン 河合 豊